66% Zeitersparnis bei der Ausschreibungssuche. Wie intelligente Plattformen Ihren Arbeitsalltag verändern
Es ist Montagmorgen, 8:45 Uhr. Lisa Schneider, Projektleiterin in einem Münchner Architekturbüro, startet ihren Computer. Vor ihr liegt eine Aufgabe, die sie jede Woche mehrere Stunden kostet: die Suche nach neuen Ausschreibungen. Sie öffnet den ersten Browser-Tab: Bayern Vergabe. Tab zwei: Bund.de. Tab drei: Deutsche Bahn Vergabe. Tab vier: Vergabe24. Tab fünf: DTAD. Tab sechs: das Portal der Stadt München. Es sind acht Tabs, bis alle relevanten Plattformen geöffnet sind. Die nächsten eineinhalb Stunden wird Lisa durch diese Portale navigieren, Suchbegriffe eingeben, Filter setzen, Ergebnisse durchblättern. Am Ende wird sie 47 Ausschreibungen gesehen haben, von denen drei tatsächlich zu ihrem Büro passen. Diese Routine wiederholt sich jeden Tag. Insgesamt verbringt Lisa 17,5 Stunden pro Woche mit Ausschreibungssuche – mehr als zwei volle Arbeitstage. Das entspricht knapp 45 Prozent ihrer Arbeitszeit.
Drei Monate später sieht Lisas Montagmorgen völlig anders aus. Um 9 Uhr öffnet sie Tender Zen und sieht sofort: fünf neue Ausschreibungen, alle mit klaren Relevanz-Bewertungen versehen. Bis 9:15 Uhr hat sie alle gesichtet, drei als interessant markiert und zwei abgelehnt. Der Rest ihres Tages gehört der eigentlichen Arbeit – Entwürfe, Kundengespräche, Teamführung. Die gesamte Ausschreibungssuche kostet sie jetzt sechs Stunden pro Woche statt 17,5. Das ist eine Zeitersparnis von 66 Prozent. Diese Transformation ist real, messbar und validiert durch einen Bauberater, der den gleichen Prozess durchlaufen hat. Aber wie funktioniert das genau? Und wo verschwinden die 11,5 Stunden pro Woche, die Lisa zurückgewinnt?
Eine Woche im Leben von Lisa: Wo die 17,5 Stunden verschwinden
Um zu verstehen, wie 66 Prozent Zeitersparnis möglich sind, müssen wir genau nachvollziehen, wo die Zeit tatsächlich verloren geht. Verfolgen wir Lisa durch eine typische Woche vor der Umstellung auf ein intelligentes System.
Montag, 8:45 Uhr. Lisa öffnet Bayern Vergabe und gibt "Objektplanung" ein. Das System liefert 47 Treffer. Sie scrollt durch die Liste, öffnet jeden Treffer einzeln, liest die Kurzbeschreibung, prüft die Region. Von den 47 sind vielleicht zehn potentiell relevant. Diese zehn markiert sie sich in ihrer Excel-Liste. Weiter zu Bund.de. Gleiche Prozedur. Dann Deutsche Bahn Vergabe. Dann Vergabe24. Jede Plattform hat eigene Suchmasken, eigene Filterlogiken, eigene Darstellungen. Es dauert 90 Minuten, bis Lisa alle acht Plattformen durchsucht hat. In ihrer Excel-Liste stehen jetzt 32 potentielle Ausschreibungen. Zeit: 8:45 bis 10:15 Uhr – 90 Minuten für das tägliche Monitoring.
Dienstag läuft es ähnlich. Mittwoch genauso. Donnerstag und Freitag wiederholt sich die Routine. Am Freitagmittag hat Lisa zehn Stunden investiert – zehn Stunden, nur um zu wissen, welche Ausschreibungen neu veröffentlicht wurden. Aber damit ist die Arbeit nicht getan. Die 32 markierten Ausschreibungen müssen jetzt im Detail geprüft werden.
Montagnachmittag, 14 Uhr. Lisa beginnt mit der Detailprüfung. Sie öffnet die erste Ausschreibung, lädt die Vergabeunterlagen herunter – ein PDF mit 45 Seiten. Sie liest die Leistungsbeschreibung: Objektplanung für ein Verwaltungsgebäude, HOAI Leistungsphasen 2-8. Klingt gut. Weiter zu den Eignungskriterien: Gefordert sind drei vergleichbare Referenzen, davon mindestens eine im öffentlichen Bau, Projektvolumen mindestens fünf Millionen Euro. Lisa denkt nach: Haben wir solche Referenzen? Sie öffnet ihre Projektdatenbank. Das Bürgerzentrum in Freising war öffentlich, aber nur 3,8 Millionen. Das Bürogebäude in München war größer, aber privat. Nach zwanzig Minuten stellt sie fest: Die Referenzlage ist schwach für dieses Projekt. Nächste Ausschreibung.
Diese Detailprüfung wiederholt sich für jede der 32 Ausschreibungen. Im Durchschnitt braucht Lisa zwanzig Minuten pro Ausschreibung – manche sind schneller aussortiert, bei anderen muss sie länger recherchieren. Am Ende der Woche hat sie fünf Stunden investiert, nur um zu entscheiden, welche Ausschreibungen überhaupt eine nähere Betrachtung wert sind. Von den 32 bleiben acht übrig.
Freitagnachmittag, 15 Uhr. Lisa setzt sich mit ihrer Kollegin zusammen, um die finalen Entscheidungen zu treffen. Für jede der acht verbliebenen Ausschreibungen diskutieren sie: Wie gut passen unsere Referenzen? Wie realistisch ist eine Beauftragung? Wie ist die Konkurrenzsituation einzuschätzen? Lohnt sich der Aufwand einer Bewerbung? Diese Bewertungsrunde dauert 150 Minuten – 2,5 Stunden. Am Ende haben sie vier Ausschreibungen ausgewählt, bei denen sie sich tatsächlich bewerben wollen.
Die Rechnung der Woche: Zehn Stunden Monitoring, fünf Stunden Detailprüfung, 2,5 Stunden Bewertung. Gesamt: 17,5 Stunden. Das ist mehr als zwei volle Arbeitstage, nur um vier aussichtsreiche Ausschreibungen zu identifizieren. Und das ist noch bevor die eigentliche Arbeit beginnt – das Erstellen der Bewerbungsunterlagen, das Aufbereiten der Referenzen, das Ausfüllen der Formulare.
Die Anatomie der Zeitersparnis: Wo die 11,5 Stunden herkommen
Drei Monate nach ihrer Umstellung sitzt Lisa in einem Café und erklärt ihrer Kollegin aus einem befreundeten Büro, wie die 66 Prozent Zeitersparnis zustande kommen. "Es ist nicht ein großer Trick", sagt sie, "sondern vier verschiedene Mechanismen, die zusammen wirken. Jeder für sich wäre schon hilfreich. Alle vier zusammen sind transformativ."
Sie zeichnet auf eine Serviette – Architekten können nicht anders – eine Tabelle mit vier Spalten: Monitoring, Filterung, Referenz-Matching, und "die ganzen kleinen Dinge". Dann füllt sie die Zahlen ein.
Das Ende des täglichen Plattform-Marathons
Früher hat Lisa jeden Morgen acht verschiedene Browser-Tabs geöffnet. Das fühlte sich an wie ein digitaler Triathlon, nur ohne Medaille am Ende. Bayern Vergabe (Tab eins), Bund.de (Tab zwei), Deutsche Bahn Vergabe (Tab drei)... Sie kennen das Spiel. Jede Plattform hat ihre eigenen Macken. Auf der einen muss man sich durch drei Klicks durcharbeiten, nur um überhaupt zur Suchmaske zu kommen. Die nächste hat eine Benutzeroberfläche, die aussieht, als wäre sie 2003 das letzte Mal aktualisiert worden – was vermutlich auch stimmt.
90 Minuten pro Tag. Zehn Stunden pro Woche. Nur um zu wissen, welche neuen Ausschreibungen es gibt. Das ist, als würde man jeden Morgen zwei Stunden lang Zeitung austragen, nur um dann vielleicht eine interessante Nachricht zu finden.
Mit einem intelligenten System überwacht die Software alle 105 Plattformen gleichzeitig. Stellen Sie sich vor, Sie hätten 105 Praktikanten, die den ganzen Tag nichts anderes tun, als Vergabeplattformen zu durchsuchen und Ihnen Bescheid zu sagen, wenn etwas Relevantes auftaucht. Nur dass diese Praktikanten nie Pause machen, sich nicht beschweren, und perfekt wissen, was Sie suchen. Und sie kosten einen Bruchteil dessen, was ein echter Praktikant kosten würde.
Lisa schaut jetzt einmal am Tag auf die Plattform. Das dauert 15 Minuten. Das sind zwei Stunden pro Woche statt zehn. Zeitersparnis: Acht Stunden pro Woche.
Qualität statt Quantität
Erinnern Sie sich an Lisas 32 potentiell interessante Ausschreibungen? Von denen musste sie jede einzelne im Detail prüfen. Das ist der zweite große Zeitfresser. Sie öffnet ein 45-seitiges PDF, liest sich durch Leistungsbeschreibungen, die offenbar von jemandem verfasst wurden, der dafür bezahlt wird, möglichst viele Wörter zu verwenden, scrollt zu den Eignungskriterien, und stellt dann fest: Nein, passt doch nicht. Nächste.
Das Problem ist nicht, dass es zu viele Ausschreibungen gibt. Das Problem ist, dass 70 Prozent davon irrelevant sind. Stellen Sie sich vor, Sie bestellen bei einem Restaurant ein vegetarisches Gericht, und der Kellner bringt Ihnen 30 Teller – 25 davon mit Fleisch, drei komplett leer, einer mit einem Apfel, und einer tatsächlich mit dem vegetarischen Gericht, das Sie bestellt haben. "Viel Spaß beim Aussortieren!"
Semantische Suche funktioniert anders. Das System versteht, was "Objektplanung für öffentliche Gebäude HOAI LP 2-5" bedeutet. Es zeigt Lisa jetzt acht Ausschreibungen pro Woche statt 32. Aber diese acht sind tatsächlich relevant. Nicht "vielleicht relevant" oder "könnte passen" oder "hat zumindest das Wort Architektur drin". Sondern: passt wirklich.
Früher: Fünf Stunden für 32 Ausschreibungen durchackern. Jetzt: 1,5 Stunden für acht Ausschreibungen prüfen. Zeitersparnis: 3,5 Stunden pro Woche.
Der Referenz-Realitätscheck
Hier wird es philosophisch. Lisa hatte eine Ausschreibung gefunden: "Objektplanung Verwaltungsgebäude, fünf Millionen Euro Projektvolumen, drei vergleichbare Referenzen erforderlich, davon mindestens eine im öffentlichen Bau." Klingt gut. Sehr gut sogar. Sie verbringt 20 Minuten damit, herauszufinden, ob ihr Büro passende Referenzen hat. Ergebnis: Nein. Das größte öffentliche Projekt war 3,8 Millionen. Zu klein.
Diese 20 Minuten hätte sie sich sparen können, wenn das System ihr vorher gesagt hätte: "Hey, basierend auf deinen Referenzen: schwierige Ausgangslage. Weitermachen auf eigene Gefahr."
Das Referenz-Matching macht genau das. Es gleicht jede Ausschreibung automatisch mit den hinterlegten Projekten ab. "Für diese Ausschreibung hast du vier passende Referenzen – Grundschule Pasing ist ein 95-Prozent-Match." Oder: "Für diese Ausschreibung: keine starken Referenzen. Nächster Treffer: 35 Prozent Match." Lisa kann jetzt in 30 Sekunden entscheiden, ob eine Bewerbung Sinn macht, statt 20 Minuten zu recherchieren.
Früher: 2,5 Stunden für manuelle Referenz-Recherche und Bewertung. Jetzt: Eine Stunde für Überprüfung der automatischen Einschätzungen. Zeitersparnis: 1,5 Stunden pro Woche.
Die kleinen Zeitfresser
Und dann gibt es noch die hundert kleinen Zeitfresser, die man erst merkt, wenn sie weg sind. Die Ausschreibung, die man vor zwei Wochen schon mal gesehen und abgelehnt hat, die aber auf einer anderen Plattform nochmal auftaucht. Die zehn Minuten, die man damit verbringt, sich zu erinnern: "Moment, hatten wir die nicht schon mal geprüft?" Das doppelte Notieren in Excel und im E-Mail-Ordner. Das Suchen nach dem Link zu der Ausschreibung, die man vor drei Tagen interessant fand, aber jetzt nicht mehr wiederfindet.
Ein gutes System erinnert sich. Es weiß, welche Ausschreibungen Sie schon gesehen haben. Es speichert Ihre Entscheidungen. Es zeigt Ihnen nie zweimal die gleiche Ausschreibung, es sei denn, Sie haben sie explizit gespeichert. Es ist wie ein digitales Gedächtnis, nur zuverlässiger.
Diese kleinen Optimierungen sparen vielleicht nur 30 Sekunden hier, zwei Minuten dort. Aber über eine Woche verteilt summiert sich das. Zeitersparnis: Eine halbe Stunde pro Woche, plus die mentale Entlastung, nicht mehr alles im Kopf behalten zu müssen.
Die Gesamtrechnung
Lisa kritzelt die finalen Zahlen auf die Serviette:
Vorher: 17,5 Stunden pro Woche Nachher: 6 Stunden pro Woche Differenz: 11,5 Stunden pro Woche Prozentual: 66% weniger Zeit
Ihre Kollegin starrt auf die Zahlen. "Das sind fast anderthalb Arbeitstage pro Woche." Lisa nickt. "Genau. Und das Verrückte ist: Wir finden jetzt mehr relevante Ausschreibungen als vorher. Nicht weniger. Mehr."
Die Rechnung, die Ihren Steuerberater interessieren wird
Lisas Kollegin zückt ihr Handy und öffnet die Taschenrechner-App. "Okay, warte mal. 11,5 Stunden pro Woche bei... was rechnet ihr intern, 80 Euro pro Stunde?" Lisa nickt. Die Kollegin tippt. "Das sind 920 Euro pro Woche." Tippt weiter. "47.840 Euro pro Jahr." Sie schaut auf. "Das ist mehr als ein Jahresgehalt für einen Junior-Architekten."
Lisa grinst. "Ich hab dir noch nicht mal den besten Teil erzählt." Sie zeigt ihr auf dem Handy die Rechnung, die sie für ihren Geschäftsführer gemacht hat. Die vollständige Kalkulation sieht so aus:
Das mittelgroße Büro (15 Mitarbeiter): Eine Milchmädchenrechnung, die aufgeht
Die alte Welt:
- 17,5 Stunden Ausschreibungssuche pro Woche
- Bei 80 Euro internem Stundensatz: 1.400 Euro pro Woche
- 52 Wochen im Jahr: 72.800 Euro
Das ist, nur damit wir uns das klar machen, ungefähr so viel wie:
- Zwei Junior-Architekten
- Ein Mittelklasse-Tesla
- Die Miete für ein 150-Quadratmeter-Büro in München für ein ganzes Jahr
- 7.280 Döner (wichtig für die Perspektive)
Die neue Welt:
- 6 Stunden Ausschreibungssuche pro Woche
- Bei 80 Euro Stundensatz: 480 Euro pro Woche
- 52 Wochen: 24.960 Euro
- Plus Plattform-Kosten (sagen wir 4.500 Euro jährlich)
- Total: 29.460 Euro
Differenz: 43.340 Euro pro Jahr.
Und jetzt der Teil, den Lisas Steuerberater besonders mochte: Diese Rechnung berücksichtigt nur die direkte Zeitersparnis. Sie rechnet nicht ein:
- Die höhere Erfolgsquote, weil Lisa jetzt bessere Ausschreibungen findet
- Die besseren Bewerbungen, weil mehr Zeit für Qualität bleibt
- Die Tatsache, dass Lisa jetzt freitags um 17 Uhr tatsächlich Feierabend macht, statt bis 19 Uhr Excel-Listen zu pflegen
- Den Umstand, dass niemand mehr montagmorgens seufzt: "Ach ja, Ausschreibungssuche..."
Das kleine Büro (5 Mitarbeiter): Auch David kann Goliath schlagen
Kleine Büros haben es oft schwerer. Weniger Ressourcen, aber die gleichen Plattformen zu durchsuchen. Lisas Kollegin rechnet weiter: "Bei uns sind es zehn Stunden pro Woche. Das sind..." tippt, "...41.600 Euro pro Jahr."
Mit intelligentem System: 3,5 Stunden pro Woche (14.560 Euro) plus Plattform (3.000 Euro) = 17.560 Euro. Ersparnis: 24.040 Euro.
"Das ist immer noch mein Jahresgehalt", sagt die Kollegin leise. "Oder zwei sehr schöne Bürostühle für alle." Lisa lacht. "Sag deinem Chef, dass ihr mit der Ersparnis endlich vernünftige Monitore kaufen könnt."
Was macht man eigentlich mit anderthalb freien Arbeitstagen pro Woche?
Die Frage ist nicht rhetorisch. Lisa hatte sich das auch gefragt, als ihr Geschäftsführer grünes Licht für die Umstellung gab. "Okay, sagen wir, es funktioniert. Was machen wir dann mit den elf Stunden pro Woche?"
Die Antwort war überraschend einfach: alles, wofür vorher keine Zeit war.
Die ersten beiden Wochen investierte Lisa die gewonnene Zeit komplett in bessere Bewerbungen. Statt um 17:30 Uhr hastig ein Standardanschreiben zusammenzukopieren, nahm sie sich jetzt eine Stunde Zeit, um das Anschreiben wirklich auf die Ausschreibung zuzuschneiden. Die Referenzen wurden professionell aufbereitet. Die Bewerbungsunterlagen sahen aus, als hätte jemand tatsächlich Zeit investiert – weil ja auch jemand Zeit investiert hatte.
Nach einem Monat begann sie, die Zeit anders zu nutzen. Netzwerk-Events, zu denen sie früher nie ging, weil "keine Zeit". Treffen mit Bestandskunden, die sie seit Monaten verschieben musste. Ein Brainstorming mit dem Team über neue Geschäftsfelder. Alles Dinge, die auf der ewigen "irgendwann mal"-Liste standen.
Und – und das ist vielleicht das Beste – Lisa geht jetzt freitags um 17 Uhr nach Hause. Nicht um 19 Uhr, nachdem sie noch schnell die Excel-Liste mit den Ausschreibungen aktualisiert hat. Um 17 Uhr. Mit gutem Gewissen. Weil die Arbeit erledigt ist, und zwar besser als früher.
"Das Verrückte ist", sagt sie zu ihrer Kollegin im Café, "dass wir jetzt mehr Aufträge gewinnen als vorher. Nicht, weil wir uns auf mehr Ausschreibungen bewerben. Sondern weil wir uns auf die richtigen bewerben, und die Bewerbungen sind besser."
Die unbequeme Wahrheit (die Sie sich anhören sollten)
Lisas Kollegin ist überzeugt. Sie will zurück ins Büro gehen und ihrem Chef von den 24.000 Euro Ersparnis erzählen. Aber Lisa hält sie noch einen Moment zurück. "Eine Sache musst du noch wissen. Die ersten zwei Wochen werden frustrierend."
Die Kollegin schaut skeptisch. "Wieso?"
"Weil das System nur so gut ist wie die Daten, die du reinstellst. Du musst deine Suchprofile wirklich präzise formulieren. Du musst deine Referenzprojekte hochladen und strukturieren. Und du musst dem System zwei, drei Wochen Zeit geben, um zu lernen, was du wirklich suchst."
Das ist keine Marketing-Floskel. Das ist die Realität. Lisa hat in der ersten Woche vier Stunden damit verbracht, ihre Suchprofile anzulegen. Weitere zwei Stunden, um ihre Referenzprojekte hochzuladen. Und dann hat sie zwei Wochen lang jedes Ergebnis bewertet – "ja, das war gut", "nein, das passte nicht" – damit das System lernt, was sie meint, wenn sie nach "Objektplanung öffentliche Gebäude" sucht.
"Die ersten zwei Wochen fühlten sich an, als würde ich einen Praktikanten einarbeiten", sagt Lisa. "Aber nach drei Wochen hatte ich einen Praktikanten, der nie müde wird, nie Urlaub braucht, und perfekt weiß, was ich suche."
Investition: Sechs Stunden in der ersten Woche, zwei Stunden in der zweiten Woche.Amortisation: In Woche drei.ROI nach einem Jahr: 43.340 Euro.
Die Kollegin nickt. "Das verkauf ich meinem Chef." Sie steht auf, schaut auf die Serviette mit Lisas Berechnungen. "Darf ich die mitnehmen?" Lisa lacht. "Fotografier sie. Ich brauche sie noch."
Das Fazit (oder: Warum 66 Prozent erst der Anfang sind)
Die 66 Prozent Zeitersparnis sind beeindruckend. Sie sind auch messbar, validiert, und reproduzierbar. Aber sie sind, und das ist wichtig zu verstehen, nur die Oberfläche.
Darunter liegt etwas Subtileres: Lisa findet jetzt Ausschreibungen, die sie früher nie entdeckt hätte. Weil sie andere Formulierungen verwenden. Weil sie auf kleineren Plattformen veröffentlicht sind. Weil das System versteht, dass "Entwurfsverfasser" und "Objektplaner" und "Architekt HOAI LP 2-5" alle das Gleiche meinen.
Lisa verpasst keine Ausschreibungen mehr, weil sie vergessen hat, eine Plattform zu checken. Das System vergisst nie. Sie bewirbt sich nicht mehr auf Ausschreibungen, für die ihr Büro keine Chancen hat. Das Referenz-Matching sagt es ihr vorher.
Und – vielleicht am wichtigsten – Lisa verbringt ihre Zeit jetzt mit Dingen, für die sie Architektin geworden ist. Entwerfen. Planen. Gestalten. Nicht mit dem Durchforsten von Datenbanken, die aussehen, als wären sie von der Bundesrepublik Deutschland in den frühen 2000ern entworfen worden (was vermutlich auch stimmt).
66 Prozent Zeitersparnis. 43.340 Euro pro Jahr. Bessere Erfolgsquote. Höhere Lebensqualität. Und freitags um 17 Uhr Feierabend.
Vielleicht sollten Sie mal mit Ihrem Geschäftsführer reden.
Über den Autor: Das Tender Zen Team entwickelt intelligente Tools für Menschen, die ihre Zeit lieber mit Architektur verbringen als mit Excel-Listen. Die 66 Prozent Zeitersparnis sind real, messbar, und wurden von einem Bauberater validiert, der jahrelang im Ausschreibungsgeschäft tätig war. Aber die eigentliche Frage ist: Was würden Sie mit anderthalb freien Arbeitstagen pro Woche anfangen?