Eignungsnachweis bei öffentlichen Ausschreibungen. Was Planungsbüros vorbereiten müssen
Wer sich auf öffentliche Aufträge bewirbt, muss mehr liefern als ein gutes Angebot. Die Eignungsprüfung ist in vielen Verfahren der erste Filter: Wer die geforderten Nachweise nicht vollständig einreicht, wird ausgeschlossen – unabhängig von der inhaltlichen Qualität des Angebots. Für Architektur- und Ingenieurbüros ist es deshalb entscheidend, die typischen Anforderungen zu kennen und geeignete Unterlagen dauerhaft vorzuhalten.
Was ist die Eignungsprüfung?
Im öffentlichen Vergabeverfahren prüft der Auftraggeber vor der eigentlichen Angebotswertung, ob ein Bieter grundsätzlich in der Lage ist, den Auftrag zu erfüllen. Diese Prüfung gliedert sich nach VgV (Vergabeverordnung) in drei Bereiche:
Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung – etwa die Eintragung in ein Berufsregister (Architektenkammer, Ingenieurkammer) oder die Berechtigung zur Erbringung der geforderten Leistungen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit – Nachweise über die finanzielle Stabilität des Unternehmens, typischerweise durch Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre, eine Berufshaftpflichtversicherung oder einen Banknachweis.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – der anspruchsvollste Teil. Hier müssen Büros belegen, dass sie vergleichbare Projekte erfolgreich abgewickelt haben. Das geschieht durch Referenznachweise.
Referenznachweise: Das Herzstück der Eignungsprüfung
Bei Planungsleistungen nach HOAI steht und fällt die Eignungsprüfung häufig mit der Qualität der Referenzen. Auftraggeber definieren Mindestanforderungen – etwa:
- Mindestens zwei vergleichbare Planungsleistungen in den letzten fünf Jahren
- Honorarvolumen ab einem bestimmten Schwellenwert
- Bestimmte Leistungsphasen (z.B. LP 2–5 vollständig erbracht)
- Spezifische Gebäudekategorien (Schulen, Gesundheitsbauten, Industriebauten)
Ein Referenznachweis enthält üblicherweise: Projektbezeichnung, Auftraggeber mit Ansprechpartner und Kontaktdaten, Leistungszeitraum, erbrachte Leistungsphasen, Bausumme und Honorar, sowie eine kurze Projektbeschreibung.
Die größte Fehlerquelle in der Praxis: Referenzen werden zu allgemein beschrieben oder enthalten nicht die Informationen, die der Auftraggeber explizit verlangt. Manche Formulare fordern detaillierte Angaben zu Nutzflächen, KG 300/400-Kosten nach DIN 276, oder Nachhaltigkeitszertifizierungen.
Was bedeutet "vergleichbar"?
Auftraggeber legen den Begriff "vergleichbar" unterschiedlich aus. Manche definieren ihn eng – nur Projekte derselben Gebäudekategorie gelten. Andere bewerten inhaltliche Ähnlichkeit: Wer Schulen geplant hat, kann auch eine Kindertagestätte als vergleichbar anführen, da beide Bildungsbauten mit ähnlichen pädagogischen und bauphysikalischen Anforderungen sind.
Für Büros bedeutet das: Eine Referenz muss nicht identisch sein, aber die Verbindung muss argumentierbar sein. Im Angebot lohnt es sich, diese Verbindung kurz zu erläutern – etwa warum ein Klinikprojekt relevant ist für eine Ausschreibung über Pflegeheimplanung.
Häufige Ausschlussgründe
Die Ausschlussgründe bei Eignungsprüfungen sind oft dieselben:
Fehlende Unterschrift oder fehlende Datumsangabe auf geforderten Eigenerklärungen. Viele Vergabestellen verlangen notariell beglaubigte Kopien oder Originale.
Referenzen außerhalb des geforderten Zeitraums. Projekte, die vor mehr als fünf Jahren abgeschlossen wurden, werden häufig nicht anerkannt – selbst wenn sie inhaltlich perfekt passen.
Unvollständige Angaben. Fehlt beim Referenzprojekt die Kontaktperson beim Auftraggeber, wird die Referenz nicht berücksichtigt, da der Auftraggeber die Angaben nicht verifizieren kann.
Honorar unter dem Mindestschwellenwert. Manche Büros vergessen, beim Honorar die Nebenkosten zu addieren oder verwechseln Netto- und Bruttowerte.
Eignungsunterlagen dauerhaft vorhalten
Wer regelmäßig an Vergabeverfahren teilnimmt, kommt nicht darum herum, ein strukturiertes Referenzarchiv zu pflegen. Dazu gehören:
- Projektdaten mit allen vergaberelevanten Kennzahlen
- Bestätigungsschreiben der Auftraggeber für abgeschlossene Projekte
- Aktuelle Berufshaftpflichtversicherungsnachweis (läuft jährlich ab)
- Aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft
- Handelsregisterauszug (nicht älter als sechs Monate)
Je nach Verfahren werden diese Unterlagen als Anlage eingereicht oder müssen auf Abruf vorgelegt werden können. In Verhandlungsverfahren wird oft auf die vollständige Einreichung beim Teilnahmewettbewerb verzichtet – Bieter erklären ihre Eignung zunächst per Eigenerklärung (Einheitliche Europäische Eigenerklärung, EEE) und reichen Belege nur auf Anforderung nach.
Referenzprojekte strategisch aufbereiten
Viele Büros unterschätzen, wie viel Einfluss die Formulierung einer Referenz auf die Bewertung hat. Auftraggeber werten Referenzen nicht nur auf Vollständigkeit, sondern häufig auch inhaltlich. Ein Projekt, das in einer Ausschreibung als "Neubau Bürogebäude" beschrieben ist, kann in einer anderen Ausschreibung überzeugender als "Planungsleistungen LP 2–8, Hybridbauweise, nachhaltiges Energiekonzept nach GEG, Zertifizierung DGNB Silber" formuliert werden – ohne dass sich inhaltlich etwas verändert.
Das Ziel: Die Relevanz eines Projekts für die konkrete Ausschreibung sichtbar machen. Dasselbe Referenzprojekt kann bei zehn verschiedenen Ausschreibungen zehn verschiedene Betonungen brauchen.
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