HOAI-konforme Referenzverwaltung für Architekturbüros. Mehr als nur eine Projektliste
Es ist Montagnachmittag, 14 Uhr. Anna Wagner, Partnerin in einem mittelgroßen Architekturbüro in Hamburg, hat vor vier Stunden eine perfekte Ausschreibung gefunden – eine Schulsanierung in Bremen, genau ihr Spezialgebiet. Die Bewerbungsfrist endet in neun Tagen. Das ist eigentlich genug Zeit. Theoretisch.
Die Ausschreibung fordert: "Weisen Sie mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte der letzten fünf Jahre nach."
Anna seufzt. Jetzt beginnt das, was sie intern "Die große Referenzjagd" nennt.
Die große Referenzjagd
Anna öffnet den Projektordner auf dem Server. 147 abgeschlossene Projekte in den letzten 14 Jahren. Irgendwo dazwischen müssen drei perfekte Schul-Referenzen sein. Sie beginnt zu suchen.
Ordner durchforsten. Die Schulprojekte sind nach Jahr sortiert, nicht nach Typ. Also jeden Ordner öffnen und den Namen lesen. "Wohnhaus Müller", "Bürogebäude Stadtwerke", "Kita Sonnenschein" – das könnte passen? Nein, Kindergarten ist keine Schule. Weiter.
Nach 30 Minuten hat sie fünf Schulprojekte gefunden. Jetzt muss sie herausfinden, welche davon tatsächlich "vergleichbar" sind. Die Ausschreibung fordert HOAI Leistungsphasen 2-8. Welche Leistungsphasen haben sie bei der Grundschule Harburg gemacht? Anna durchsucht ihre E-Mails. Findet den Vertrag. LP 1-5. Das passt nicht perfekt, aber vielleicht reicht es?
Dann die Fotos. Wo sind die Fotos von der Gesamtschule Altona? Sie erinnert sich, dass sie die irgendwo hat. Wahrscheinlich auf dem alten Projektlaufwerk. Oder hat Peter die damals gemacht? Sie schickt Peter eine E-Mail.
Zwei Stunden später hat Anna drei Schulprojekte zusammen. Die Projektbeschreibungen sind inkonsistent – bei jedem Projekt haben sie eine andere Vorlage verwendet. Die Fotos haben unterschiedliche Qualitäten. Eines der Projekte ist eigentlich zu klein (600 Quadratmeter statt 2.000 wie gefordert), aber sie hat nichts Besseres gefunden.
Sie lehnt sich zurück und denkt: Es muss einen besseren Weg geben.
Das Problem ist nicht, dass Anna keine guten Referenzen hat. Das Problem ist, dass sie nicht weiß, was genau sie hat, und dass sie jedes Mal von vorne suchen muss.
Und hier ist die bittere Wahrheit: Bei öffentlichen Ausschreibungen machen Referenzen oft 40 bis 60 Prozent der Bewertung aus. Fachkunde und Leistungsfähigkeit, so nennen es die Vergabestellen. Personalqualifikation macht vielleicht 20-30 Prozent aus, Konzept und Methodik den Rest. Das heißt: Ein Büro mit perfekt passenden Referenzen hat einen massiven Vorsprung – selbst wenn das Konzept nur okay ist. Anna weiß das. Alle wissen das. Aber die wenigsten Büros haben ihre Referenzen so organisiert, dass sie diesen Vorteil auch nutzen können.
Der Wendepunkt
Drei Monate später sitzt Anna in einem Webinar über digitale Werkzeuge für Architekturbüros. Die Referentin – eine Büroleiterin aus Stuttgart – erzählt beiläufig: "Seit wir unsere Referenzen strukturiert erfasst haben, brauchen wir für die Auswahl noch etwa 15 Minuten statt zwei Stunden."
Anna setzt sich auf. 15 Minuten? Unmöglich.
Nach dem Webinar schreibt sie der Referentin eine E-Mail. Die Antwort kommt am nächsten Tag, zusammen mit einem detaillierten Leitfaden: "Wir haben jedes Projekt einmalig vollständig erfasst. Jetzt können wir in Sekunden filtern."
Anna ist skeptisch, aber auch verzweifelt genug, um es zu versuchen. Sie blockiert sich eine Woche. Fünf Tage, jeweils vier Stunden. Dann will sie alle 147 Projekte strukturiert erfasst haben.
Die Woche, die alles änderte
Anna beginnt mit den Basisdaten. Für jedes Projekt erfasst sie: Projektname, Auftraggeber, Adresse, Baujahr, Baukosten. Das ist relativ schnell – die meisten Informationen stehen in ihren Projektablagen.
Dann die Leistungsbeschreibung. Hier wird es interessanter. Objektart nach HOAI – Wohngebäude, Schulen, Bürogebäude. Erbrachte Leistungsphasen – 1-9 oder nur Teilphasen. Besondere Leistungen – Denkmalschutz, Passivhaus, BIM. Projektgröße in Brutto-Grundfläche.
Am dritten Tag beginnt sie mit den Projektbeschreibungen. Für jedes wichtige Projekt schreibt sie einen standardisierten Text, 200-400 Wörter, der immer die gleiche Struktur hat:
"Neubau einer vierzügigen Grundschule mit Sporthalle und Außenanlagen in Hannover-Nordstadt. Das Projekt umfasst 3.200 Quadratmeter BGF in kompakter Bauweise mit hohem Energiestandard (KfW 55). Erbracht wurden HOAI-Leistungsphasen 1-8 gemäß Paragraph 34 für Gebäude und Innenräume sowie Leistungsphasen 1-9 für die Freianlagen.
Besonderheiten: Passivhaus-Standard im öffentlichen Schulbau, barrierefreie Erschließung nach DIN 18040, pädagogisches Raumkonzept mit Clustergliederung, Holz-Hybrid-Bauweise für nachhaltige Konstruktion.
Baukosten KG 300/400: 8,5 Millionen Euro. Fertigstellung: 2022. Auftraggeber: Stadt Hannover, Fachbereich Gebäudemanagement."
Einmal schreiben, für immer verwenden. Konsistent, professionell, vollständig.
Am vierten Tag kategorisiert sie die Projekte. Nach Objektart – die HOAI-Kategorien sind hilfreich: Wohngebäude, Büros, Schulen, Gesundheitsbauten. Nach Leistungsphasen – komplett LP 1-9, nur Planung LP 1-5, nur Ausführung. Nach Besonderheiten – Denkmalschutz, Passivhaus, BIM, DGNB-Zertifizierung. Nach Region – Bundesland, Stadt.
Am fünften Tag sammelt sie die Fotos. Für die wichtigsten 30 Projekte sucht sie hochwertige Bilder raus. Bei einigen Projekten fehlen gute Fotos – sie notiert sich, dass sie nachträglich einen Fotografen beauftragen sollte.
Am Ende der Woche hat sie ein vollständiges, durchsuchbares Referenzarchiv. 147 Projekte, jedes mit allen relevanten Daten. Kategorisiert, verschlagwortet, mit standardisierten Beschreibungen.
Anna ist erschöpft. Aber sie ist auch neugierig. Funktioniert das wirklich?
Der erste Test
Zwei Wochen später findet Anna eine neue Ausschreibung. Neubau einer Kindertagesstätte in Lübeck. 800 Quadratmeter BGF, Passivhaus-Standard, HOAI Leistungsphasen 2-8, Baukosten 2,8 Millionen Euro. Drei vergleichbare Referenzen erforderlich.
Früher hätte sie jetzt zwei Stunden gebraucht. Jetzt öffnet sie ihre strukturierte Referenzdatenbank und filtert.
Objektart: Bildungsbauten. Das System zeigt 23 Projekte. Schulen, Kindergärten, Universitätsgebäude.
Projektgröße: 400-1.200 Quadratmeter (plus-minus 50 Prozent von 800). Das reduziert die Liste auf 12 Projekte.
Leistungsphasen: Muss LP 2-8 enthalten. Noch 8 Projekte übrig.
Besondere Anforderungen: Passivhaus oder hoher Energiestandard. Fünf Projekte bleiben.
Anna schaut sich die fünf Projekte an:
Kindergarten Leipzig: Kita, 650 Quadratmeter, KfW 55, LP 1-9, 2,1 Millionen Euro. Fast perfekt.
Grundschule Hannover: Bildungsbau, 3.200 Quadratmeter, Passivhaus, LP 1-8, 8,5 Millionen Euro. Etwas groß, aber zeigt Passivhaus-Expertise.
Kindergarten Rostock: Kita, 720 Quadratmeter, Passivhaus, LP 2-9, 2,6 Millionen Euro. Perfekter Match.
Anna wählt drei Referenzen aus: Kindergarten Rostock (perfekt), Kindergarten Leipzig (sehr gut), Grundschule Hannover (zeigt zusätzliche Kompetenz bei größeren Bildungsbauten). Die standardisierten Projektbeschreibungen kopiert sie direkt in die Bewerbung. Die Fotos liegen bereits vor.
Gesamtzeit: 12 Minuten.
Anna lehnt sich zurück. Das funktioniert tatsächlich.
Aber was ist mit "vergleichbar"? Anna hat in den letzten Wochen viel über die Bewertungskriterien gelernt. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn vier Kriterien stimmen:
Objektart: Gleiche oder ähnliche Gebäudetypologie. Eine Schule ist vergleichbar mit einem Kindergarten – beides Bildungsbauten. Ein Wohngebäude ist nicht vergleichbar mit Industriebau.
Projektgröße: Ähnliches Volumen, etwa plus-minus 50 Prozent. Bei einer Ausschreibung über 5 Millionen Euro sind Referenzen zwischen 2,5 und 10 Millionen akzeptabel. Zu kleine Referenzen wirken unglaubwürdig ("Die haben noch nie so etwas Großes gemacht"). Zu große Referenzen suggerieren, dass der Auftraggeber überfordert wird ("Die interessieren sich nur für Mega-Projekte").
HOAI-Leistungsphasen: Überschneidung mit den geforderten Leistungen. Wenn die Ausschreibung LP 2-5 fordert, muss die Referenz mindestens LP 2-5 enthalten. Eine Referenz mit LP 1-9 ist sogar besser – zeigt breitere Kompetenz.
Besondere Anforderungen: Spezielle Nachweise wie Denkmalschutz, Passivhaus, BIM. Wenn die Ausschreibung Denkmalschutz-Erfahrung fordert, braucht man Denkmalschutz-Referenzen.
Bei ihrer Kita-Bewerbung würde ein Seniorenzentrum (4.500 Quadratmeter, 12 Millionen, kein Passivhaus) die Bewerbung schwächen statt stärken. Ein Einfamilienhaus (180 Quadratmeter, 0,6 Millionen) würde lächerlich wirken. Die drei ausgewählten Bildungsbauten mit ähnlicher Größe und Energiestandard sind perfekt.
Die nächste Stufe
Sechs Monate später testet Anna eine neue Software, die ihr von einem Kollegen empfohlen wurde. Die Software verbindet Ausschreibungssuche mit automatischem Referenz-Matching.
Das Prinzip: Anna hat ihre 147 Projekte einmalig vollständig hinterlegt. Wenn jetzt eine neue Ausschreibung reinkommt, analysiert die KI automatisch die Anforderungen – Objektart, Größe, Leistungsphasen, besondere Anforderungen. Dann berechnet das System einen Matching-Score für jede ihrer Referenzen. Anna sieht sofort, welche drei Projekte am besten passen.
Bei der Kita-Ausschreibung hätte das System ihr automatisch angezeigt: Kindergarten Rostock (Match-Score 98%), Kindergarten Leipzig (92%), Grundschule Hannover (84%). Die anderen 144 Projekte wären ausgegraut gewesen – nicht relevant.
Der Unterschied zu ihrem manuellen Filtern: Das System macht das in zwei Sekunden statt zwölf Minuten. Und es berücksichtigt alle Kriterien objektiv – Anna kann nichts übersehen oder vergessen.
Dann entdeckt Anna noch etwas: Die Software kann nicht nur die passenden Referenzen finden. Sie kann auch die Referenzblätter erstellen.
Anna ist skeptisch. Wie soll das funktionieren? Sie klickt sich durch die Funktion. Das Prinzip ist verblüffend einfach: Sie lädt einmalig ihre Projektdokumentation hoch – die Projektbeschreibungen, die sie in ihrer Erfassungswoche geschrieben hat, technische Details, Baukosten, Leistungsphasen. Dazu ihre Fotobibliothek mit allen professionellen Projektfotos. Und eine Vorlage, wie ihre Referenzblätter aussehen sollen – Layout, Struktur, Corporate Design.
Dann passiert die Magie. Für den Kindergarten Rostock analysiert die KI die hochgeladene Projektdokumentation, erstellt ein professionelles Referenzblatt nach ihrer Vorlage, und wählt automatisch die besten drei Fotos aus ihrer Bildbibliothek aus. Außenansicht bei Sonnenlicht, Detailaufnahme der Holzfassade, Innenraum mit den charakteristischen Clustern. Die KI erkennt, welche Bilder die besonderen Merkmale des Projekts am besten zeigen.
Anna testet es mit allen drei Kita-Referenzen. Kindergarten Rostock, Kindergarten Leipzig, Grundschule Hannover. In zwei Minuten hat sie drei perfekt formatierte, professionelle Referenzblätter. Konsistentes Layout, passende Fotos, alle relevanten Informationen. Früher hätte sie dafür mindestens eine Stunde gebraucht – Fotos suchen, in InDesign einfügen, Texte formatieren, Beschreibungen anpassen.
Sie lehnt sich zurück. Das ist nicht nur Zeitersparnis. Das ist ein fundamental anderer Workflow. Sie investiert ihre Zeit in die strategische Auswahl der richtigen Referenzen. Die operative Erstellung der Dokumente übernimmt das System.
Aber das Interessanteste kommt noch. Das System zeigt ihr auch strategische Insights. Nach sechs Monaten Nutzung erstellt es einen Report: "Sie haben starke Referenzen bei Bildungsbauten und Wohngebäuden. Schwächer sind Sie bei Gesundheitsbauten und Bürogebäuden. Bei den letzten 20 Ausschreibungen, die Sie nicht gewonnen haben, fehlten Ihnen in 60 Prozent der Fälle Passivhaus-Referenzen über 5 Millionen Euro."
Anna sitzt da und starrt auf den Bildschirm. Das ist nicht nur ein Referenzarchiv. Das ist ein strategisches Planungswerkzeug. Sie weiß jetzt genau, welche Art von Projekten sie akquirieren sollte, um ihr Portfolio gezielt zu stärken.
Was Anna gelernt hat
Ein Jahr nach ihrer Referenzarchiv-Woche reflektiert Anna, was sie gelernt hat.
Kontinuierliche Pflege schlägt jährliche Aufholaktionen. Am Anfang hat Anna alle 147 Projekte auf einmal erfasst. Das war anstrengend. Jetzt macht sie es anders: Wenn ein Projekt abgeschlossen wird, blockiert sie sich 45 Minuten. Projektbeschreibung schreiben (solange die Details noch frisch sind), Fotos sammeln und auswählen, Genehmigungen vom Auftraggeber einholen, kategorisieren und verschlagworten. Einmal gemacht, für immer verfügbar. Diese 45 Minuten sparen ihr bei jeder zukünftigen Bewerbung Stunden.
Professionelle Fotos sind eine Investition, kein Kostenpunkt. Anna hatte früher oft gedacht, ein Architekturfotograf für 800 Euro pro Projekt sei zu teuer. Jetzt sieht sie das anders. Diese Fotos verwendet sie in zehn, fünfzehn, zwanzig Bewerbungen. Professionelle Außenansichten bei gutem Wetter und Licht, Detailaufnahmen von Besonderheiten, Innenräume wenn möglich, hohe Auflösung. Der erste Eindruck zählt. Und gute Fotos machen den Unterschied zwischen "okay" und "wow".
Standardisierung ist nicht langweilig, sondern professionell. Anna hat Templates entwickelt – für Projektbeschreibungen, für Referenzblätter, für Projektlisten. Immer die gleiche Struktur, immer der gleiche Stil. Das sieht nicht monoton aus. Das sieht konsistent aus. Wie ein Büro, das weiß, was es tut.
Regelmäßige Aktualisierung braucht System. Einmal im Quartal nimmt Anna sich zwei Stunden. Neue Projekte ergänzen. Status aktualisieren ("in Ausführung" wird zu "abgeschlossen"). Projekte, die älter als zehn Jahre sind, wandern ins Archiv – sie verwendet sie nicht mehr in Bewerbungen, aber sie will die Dokumentation behalten. Fotos ergänzen, falls sie nachträglich bessere bekommt.
Daten zeigen Muster, die man sonst übersieht. Seit Anna ihr Referenzarchiv strukturiert hat, sieht sie Dinge, die ihr vorher nicht aufgefallen waren. Sie hat 42 Wohngebäude im Portfolio, aber nur 8 Bürogebäude. Sie hat 23 Projekte mit Passivhaus-Standard, aber nur 3 über 5 Millionen Euro. Sie hat starke Referenzen in Hamburg und Niedersachsen, aber kaum etwas in Süddeutschland. Diese Erkenntnisse helfen ihr bei der strategischen Akquise. Sie weiß jetzt, wo ihre Lücken sind – und kann sie gezielt schließen.
Die drei Ebenen der Transformation
Anna denkt nach einem Jahr strukturierter Referenzverwaltung darüber nach, was sich verändert hat. Sie kommt zu dem Schluss, dass die Transformation auf drei Ebenen stattfindet:
Operative Ebene: Schnellere Bewerbungen. Früher hat Anna zwei Stunden gebraucht, um passende Referenzen zu finden. Jetzt braucht sie 12 Minuten mit manuellem Filtern – oder zwei Sekunden, wenn sie die KI-Software verwendet. Die Referenzblätter erstellt die KI automatisch aus ihrer Projektdokumentation und Fotobibliothek in weiteren zwei Minuten. Früher hätte sie dafür eine Stunde gebraucht – Fotos suchen, Layouts erstellen, Texte formatieren. Jetzt investiert sie diese Zeit in überzeugende Konzepte.
Taktische Ebene: Höhere Erfolgsquote. Anna bewirbt sich jetzt nur noch bei Ausschreibungen, wo sie wirklich passende Referenzen hat. Keine hoffnungslosen Bewerbungen mehr, bei denen sie versucht, ein 600-Quadratmeter-Projekt als "vergleichbar" mit einer 3.000-Quadratmeter-Ausschreibung zu verkaufen. Sie präsentiert optimal passende Referenzen. Professionell, konsistent, überzeugend. Ihre Erfolgsquote ist messbar gestiegen.
Strategische Ebene: Portfolio-Entwicklung. Und hier wird es richtig interessant. Anna wählt neue Projekte jetzt bewusst aus. Sie weiß, wo ihre Lücken sind. Als eine Anfrage für ein Bürogebäude mit Passivhaus-Standard reinkommt – 4,2 Millionen Euro, etwas kleiner als ihre übliche Projektgröße – sagt sie zu. Nicht weil das Honorar so attraktiv wäre, sondern weil sie genau diese Referenz braucht, um bei zukünftigen Ausschreibungen konkurrenzfähig zu sein. Strategische Portfolio-Entwicklung statt reaktives Projektsammeln.
Der ideale Workflow (in der Zukunft)
Anna stellt sich vor, wie der perfekte Workflow aussehen würde, wenn alle Systeme nahtlos integriert wären:
Montag, 10 Uhr. Neue Ausschreibung gefunden: Neubau Kita Lübeck, 800 Quadratmeter, Passivhaus, LP 2-8. Das System zeigt sofort: Matching-Score 94 Prozent. Drei perfekt passende Referenzen werden automatisch vorgeschlagen – Kindergarten Rostock (98%), Kindergarten Leipzig (92%), Grundschule Hannover (84%).
Anna klickt auf "Referenzblätter erstellen". Das System greift auf ihre Projektdokumentation zu, die sie einmalig hochgeladen hat. Für jede Referenz analysiert die KI die Projektinformationen, wählt die passenden Fotos aus ihrer Bildbibliothek – Außenansicht bei Tageslicht, Detailaufnahmen der energetischen Besonderheiten, charakteristische Innenräume. Die Referenzblätter werden nach ihrer Corporate-Design-Vorlage formatiert. Konsistentes Layout, professionelle Optik, alle relevanten Informationen.
In zwei Minuten hat sie drei perfekt formatierte Referenzblätter. Keine Stunde in InDesign. Keine Suche nach Fotos auf verschiedenen Laufwerken. Keine manuelle Textanpassung.
Anna verbringt die nächsten zwei Stunden damit, ein überzeugendes Konzept zu schreiben, statt Projektordner zu durchforsten.
Das Resultat: Sie bewirbt sich nur bei aussichtsreichen Ausschreibungen – mit optimal passenden Referenzen. Ihre Zeit investiert sie in Qualität, nicht in operative Dokumentenerstellung.
Das Fazit (ein Jahr später)
Es ist genau ein Jahr her, dass Anna zwei Stunden nach Referenzen für die Bremer Schulausschreibung gesucht hat. Seitdem hat sie ihre Referenzverwaltung komplett umgebaut.
Die Zahlen sprechen für sich: 15 Minuten statt 2 Stunden für Referenzauswahl. Das sind etwa 90 Prozent Zeitersparnis. Bei durchschnittlich einer Bewerbung pro Woche sind das über 80 Stunden pro Jahr. Zwei volle Arbeitswochen.
Aber es geht nicht nur um Zeit. Es geht um Qualität. Anna weiß jetzt genau, was sie im Portfolio hat. Sie präsentiert optimal passende Referenzen. Sie entwickelt ihr Portfolio strategisch. Sie tritt professioneller auf.
Die initiale Investition – eine Woche intensiver Arbeit – hat sich längst amortisiert. Bei der ersten Bewerbung.
Ihre Referenzprojekte sind ihr wertvollstes Asset bei Ausschreibungen. Sie belegen ihre Kompetenz, Erfahrung und Leistungsfähigkeit – objektiv und nachprüfbar. Seit sie das wirklich verstanden und ihr Referenzarchiv entsprechend aufgebaut hat, ist sie nicht nur schneller. Sie ist erfolgreicher.
Tender Zen integriert intelligentes Referenz-Matching direkt in die Ausschreibungssuche – mit automatischer Analyse der Ausschreibungsanforderungen, KI-gestütztem Matching-Score, und sofortiger Übersicht über Ihre besten Referenzen. Sie sehen sofort, zu welchen Ausschreibungen Sie passende Referenzen haben, und können sich auf aussichtsreiche Bewerbungen konzentrieren.
Möchten Sie erfahren, wie Referenz-Matching funktioniert? Besuchen Sie unsere Website oder lesen Sie in unserer Dokumentation, wie die Plattform Sie unterstützt.
Über den Autor: Das Tender Zen Team entwickelt eine Plattform für intelligente Ausschreibungssuche mit integriertem Referenz-Matching, speziell für Architekturbüros und Ingenieurbüros im Bauwesen. Anna ist übrigens eine fiktive Figur, aber ihre Erfahrungen basieren auf realen Rückmeldungen von Architekturbüros, die von unstrukturierter zu strukturierter Referenzverwaltung gewechselt haben. Die Zeitersparnis von 2 Stunden auf 15 Minuten ist real und wurde von mehreren Büros bestätigt.