Referenzen bei öffentlichen Ausschreibungen. Was Planungsbüros wissen müssen
Bei fast jedem Teilnahmewettbewerb und vielen offenen Verfahren für Planungsleistungen ist es dieselbe Frage: Welche Referenzprojekte kann das Büro vorweisen? Referenzen sind in der öffentlichen Vergabe kein Beiwerk – sie sind oft das zentrale Kriterium dafür, ob ein Büro überhaupt zur Angebotsabgabe zugelassen wird. Wer hier nicht vorbereitet ist, scheidet aus, bevor der eigentliche Wettbewerb beginnt.
Warum Referenzen so entscheidend sind
Öffentliche Auftraggeber dürfen bei der Vergabe von Planungsleistungen nur solche Büros beauftragen, die ihre fachliche Eignung nachgewiesen haben. Referenzprojekte sind der Hauptnachweis dafür: Sie belegen, dass das Büro vergleichbare Leistungen bereits erfolgreich erbracht hat.
Das klingt einleuchtend, aber in der Praxis scheitern Bewerbungen häufig an formalen Anforderungen: Die genannten Referenzen decken nicht die geforderten Leistungsphasen ab, der Auftragswert liegt unter dem Mindestrahmen, oder die Projekte wurden außerhalb des zulässigen Referenzzeitraums abgeschlossen. Wer nicht genau liest, was der Auftraggeber fordert, hat kaum eine Chance.
Was Auftraggeber typischerweise fordern
Die konkreten Anforderungen variieren je nach Ausschreibung, aber es gibt wiederkehrende Muster.
Vergleichbarkeit der Leistung: Die Referenz muss eine ähnliche Aufgabe betreffen wie die ausgeschriebene Leistung. Gesucht wird ein Büro für die Objektplanung eines Schulbaus nach HOAI Leistungsphase 1–8? Dann zählt ein Bürogebäude oder eine Turnhalle oft nicht als gleichwertig, auch wenn die Honorarsumme ähnlich war.
Leistungsphasen: Viele Ausschreibungen fordern den Nachweis, dass das Büro bestimmte HOAI-Leistungsphasen bereits erbracht hat – oft LP 2 bis 8 oder LP 1 bis 9 in einer Referenz. Ein Projekt, bei dem das Büro nur die Entwurfsplanung übernommen hat, erfüllt diese Anforderung nicht.
Auftragswert oder Bausumme: Häufig wird ein Mindestauftragswert für anrechenbare Kosten oder Honorar genannt. Kleinere Projekte zählen dann nicht, auch wenn sie fachlich vergleichbar wären.
Referenzzeitraum: In der Regel werden nur Projekte akzeptiert, die in den letzten drei bis fünf Jahren abgeschlossen wurden. Ältere Projekte – auch besonders renommierte – können nicht angeführt werden.
Anzahl der Referenzen: Manche Vergabestellen fordern zwei oder drei vergleichbare Projekte, um sicherzustellen, dass die Erfahrung nicht auf einem einzigen Auftrag basiert.
Wie eine Referenz aussehen muss
Neben dem eigentlichen Nachweis stellen viele Vergabeverordnungen Anforderungen an die Form der Referenz. Üblich ist eine kurze Projektbeschreibung mit Angaben zu Auftraggeber, Ausführungszeitraum, Leistungsumfang und Honorarsumme. In manchen Verfahren wird zusätzlich eine Referenzbescheinigung des Auftraggebers verlangt – ein Dokument, das dieser ausstellt und bestätigt, dass die Leistung erbracht und zufriedenstellend war.
Diese Bescheinigungen rechtzeitig zu beschaffen ist in der Praxis aufwändiger als man denkt. Frühere Auftraggeber sind manchmal nicht mehr erreichbar, haben Personal gewechselt oder benötigen Zeit für interne Abstimmung. Wer damit erst beginnt, wenn eine konkrete Bewerbung ansteht, verliert wertvolle Zeit.
Referenzen strategisch aufbauen
Planungsbüros, die regelmäßig an öffentlichen Vergaben teilnehmen, behandeln ihre Referenzprojekte wie ein Portfolio. Das bedeutet:
Nach Abschluss jedes Projekts wird eine strukturierte Projektbeschreibung erstellt, die alle typischerweise geforderten Angaben enthält: Bauherr, Nutzungsart, Leistungsphasen, Honorarsumme, anrechenbare Kosten, Fertigstellungsjahr. Zum gleichen Zeitpunkt wird die Referenzbescheinigung beim Auftraggeber angefragt – solange die Zusammenarbeit noch frisch ist.
Zusätzlich ist es sinnvoll, Referenzen nach Leistungsbild und Gebäudekategorie zu sortieren. Ein Büro mit Erfahrung in Schulen, Verwaltungsgebäuden und Wohnungsbau hat im Grunde drei verschiedene Referenzpools – je nach Ausschreibung greift man auf den passenden zurück.
Was die Praxis erschwert
Das Problem vieler Büros ist nicht, dass sie keine guten Referenzprojekte haben. Das Problem ist, dass diese Informationen verteilt sind: auf der Projektleiterin, im alten Angebotsdokument, in einer E-Mail-Konversation von vor drei Jahren. Wenn eine Bewerbung schnell eingereicht werden muss, ist es mühsam, alles zusammenzutragen.
Ein weiteres Problem: Nicht jedes Projekt, das sich für eine Referenz eignet, wird auch konsequent dokumentiert. Gerade kleinere Aufträge oder Projekte in frühen Leistungsphasen werden oft nicht als potenzielle Referenzen gedacht.
Digitale Referenzverwaltung als Wettbewerbsvorteil
Büros, die ihre Referenzen strukturiert und zentral erfassen, sind bei Bewerbungen schneller und vollständiger. Sie können bei einer neuen Ausschreibung in Minuten prüfen, welche Projekte die geforderten Kriterien erfüllen, und die Unterlagen zügig zusammenstellen.
Tender Zen bietet eine integrierte Referenzverwaltung, mit der Planungsbüros ihre Projekte zentral dokumentieren. Die hinterlegten Referenzen werden beim AI Match Score direkt berücksichtigt – passende Ausschreibungen erhalten eine höhere Bewertung, wenn das Büro vergleichbare Projekte nachweisen kann. Das spart nicht nur Zeit bei der Bewerbungsvorbereitung, sondern hilft auch dabei, die wirklich relevanten Ausschreibungen zu erkennen.