Vergabeverfahren öffentlicher Aufträge. Welches Verfahren gilt für Ihr Büro?
Wenn ein öffentlicher Auftraggeber eine Planungsleistung vergeben möchte, hat er nicht freie Wahl bei der Auftragsvergabe. Das Vergaberecht schreibt je nach Auftragsvolumen und Art der Leistung ein bestimmtes Vergabeverfahren vor. Für Architektur- und Ingenieurbüros, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen, ist es wichtig zu verstehen, welches Verfahren welche Rechte und Pflichten mit sich bringt – und wann man überhaupt eingeladen werden kann.
Die zwei Welten: Ober- und Unterschwellenvergabe
Das deutsche Vergaberecht teilt sich zunächst in zwei grundlegende Bereiche: die Oberschwellenvergabe (EU-weit ausgeschrieben) und die Unterschwellenvergabe (nur national ausgeschrieben).
Die entscheidende Größe sind die EU-Schwellenwerte, die alle zwei Jahre neu festgelegt werden. Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge – dazu zählen Planungsleistungen nach HOAI – liegt der aktuelle Schwellenwert bei 221.000 Euro (netto) für Bundesbehörden und 221.000 Euro für Länder und Kommunen. Erreicht oder übersteigt der geschätzte Auftragswert diesen Schwellenwert, greift die Vergabeverordnung (VgV) und das Verfahren wird EU-weit bekannt gemacht.
Unterhalb dieses Schwellenwertes gilt für Planungsleistungen die Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO), die etwas flexibler gestaltet ist, aber ebenfalls klare Verfahrensregeln vorschreibt.
Wichtiger Hinweis zur VOB/A: Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen gilt nicht für Planungsleistungen wie Architektur oder Tragwerksplanung. Sie regelt die Beschaffung von Bauleistungen (also das Bauhandwerk), nicht die dazugehörigen Honorarleistungen nach HOAI.
Die wichtigsten Vergabeverfahren im Überblick
Offenes Verfahren
Das offene Verfahren ist das transparenteste und häufigste Verfahren im Oberschwellenbereich. Der Auftraggeber schreibt den Auftrag öffentlich aus, und jedes Unternehmen kann ein vollständiges Angebot einreichen. Es gibt keine Vorselektion.
Für Planungsbüros bedeutet das: hoher Aufwand pro Bewerbung, aber keine vorherige Hürde. Man muss sich mit allen Mitbewerbern messen, ohne vorher eingeladen worden zu sein. Dieses Verfahren findet sich vor allem bei standardisierten Planungsaufgaben oder wenn der Auftraggeber einen möglichst breiten Wettbewerb möchte.
Nicht offenes Verfahren (mit Teilnahmewettbewerb)
Hier läuft das Verfahren in zwei Stufen ab. Zunächst gibt es einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb, bei dem Büros ihre Eignung nachweisen. Der Auftraggeber wählt daraus eine begrenzte Anzahl geeigneter Bewerber aus – in der Regel 3 bis 5 – und fordert nur diese zur Angebotsabgabe auf.
Für Planungsbüros ist das oft die realistischere Chance: Wenn man die Eignungshürde nimmt, konkurriert man nur noch gegen wenige andere Büros. Gleichzeitig ist der Bewerbungsaufwand für den Teilnahmewettbewerb erheblich, ohne Garantie auf eine Angebotsaufforderung.
Verhandlungsverfahren
Das Verhandlungsverfahren gibt dem Auftraggeber mehr Spielraum: Er kann direkt mit ausgewählten Bietern verhandeln und die Anforderungen im Verlauf anpassen. Es gibt eine Version mit vorangestelltem Teilnahmewettbewerb (öffentlich) und ohne (nur zulässig in eng definierten Ausnahmefällen).
Für komplexe Planungsaufgaben – etwa wenn die Anforderungen zu Beginn noch nicht vollständig definiert sind – ist dieses Verfahren häufiger anzutreffen. Es erfordert gute Verhandlungskompetenz, bietet aber die Möglichkeit, die eigene Herangehensweise und Honorarvorstellungen aktiv einzubringen.
Wettbewerblicher Dialog
Dieser Verfahrenstyp ist für besonders komplexe Vorhaben gedacht, bei denen der Auftraggeber nicht weiß, welche Lösung am besten geeignet ist. In einem Dialog werden Lösungsansätze gemeinsam erarbeitet, bevor endgültige Angebote eingereicht werden.
In der Praxis begegnen Planungsbüros diesem Verfahren selten – es wird vor allem bei großen Infrastrukturprojekten oder Public-Private-Partnership-Vorhaben eingesetzt.
Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung
In bestimmten Ausnahmefällen darf der Auftraggeber direkt auf einzelne Unternehmen zugehen, ohne das Verfahren öffentlich bekannt zu machen. Die Voraussetzungen sind streng: zum Beispiel bei extremer Dringlichkeit, bei Folgeaufträgen an denselben Planer oder wenn nur ein einziger Anbieter in Frage kommt.
Für die meisten Planungsbüros ist dieses Verfahren nur als Auftragnehmer relevant, nicht als aktive Suchstrategie.
Unterschwelle: Was gilt unter 221.000 Euro?
Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt die UVgO. Sie kennt vereinfachte Verfahren:
Die Öffentliche Ausschreibung entspricht dem offenen Verfahren – transparent, offen für alle. Die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb entspricht dem nicht offenen Verfahren. Die Verhandlungsvergabe erlaubt direktes Verhandeln, auch ohne öffentliche Bekanntmachung, wenn der Auftraggeber bestimmte Voraussetzungen erfüllt.
Gerade im Unterschwellenbereich variiert die Praxis erheblich. Manche Kommunen schreiben auch kleinere Aufträge öffentlich aus; andere vergeben direkt nach Verhandlung. Wer hier regelmäßig tätig sein möchte, braucht einen guten Überblick über lokale Vergabestellen und deren Gepflogenheiten.
Was bedeutet das für Ihre Bewerbungsstrategie?
Das Vergabeverfahren bestimmt maßgeblich, wie Sie sich bewerben können und müssen. Im Teilnahmewettbewerb zählt vor allem die nachgewiesene Eignung: Referenzprojekte, Umsatznachweise, Mitarbeiterzahl, fachliche Qualifikation. Beim offenen Verfahren kommt es zusätzlich auf ein wettbewerbsfähiges Honorarangebot und die Qualität der Konzeption an.
Wer öffentliche Aufträge systematisch akquirieren möchte, sollte beide Verfahrenstypen im Blick behalten – und beim Teilnahmewettbewerb besonders auf eine vollständige und aussagekräftige Eignungsdarstellung achten. Referenzprojekte, die zu den geforderten Leistungsbildern passen, sind dabei oft der entscheidende Faktor.
Tender Zen unterstützt Planungsbüros dabei, passende Ausschreibungen über alle Vergabeplattformen hinweg zu finden – unabhängig davon, ob es sich um ein offenes Verfahren oder einen Teilnahmewettbewerb handelt.