Wie erstelle ich Referenzen mit KI?

Anstatt jede Referenz von Hand zu schreiben, laden Sie Ihre Projektunterlagen einmal hoch und lassen die KI daraus ein fertiges Referenzblatt erstellen. Sie wählen dabei nur noch aus, wie es aussehen soll - den Inhalt zieht der KI-Agent aus Ihren Dokumenten.

Ein Projekt mit Unterlagen anlegen

Die Grundlage jeder Referenz ist ein Projekt. Legen Sie es unter "Referenzen" über "Projekt erstellen" an und laden Sie im Bereich "Projektdokumente" alles hoch, was das Bauvorhaben beschreibt: Projektbeschreibungen, Abschlussberichte, Leistungsverzeichnisse. Diese Dateien sind das Quellmaterial, aus dem der KI-Agent später schöpft. Unter "Projektbilder" können Sie zusätzlich Fotos hinterlegen, die in den Bildbereichen der Referenz erscheinen.

Je vollständiger die Unterlagen, desto weniger müssen Sie hinterher nacharbeiten. Ein Projekt kann mehrere Referenzen tragen - Sie können dieselben Unterlagen also für verschiedene Darstellungen wiederverwenden.

Ein Layout wählen

Öffnen Sie das Projekt in der Liste unter "Referenzen" und klicken Sie dort auf "Neue Referenz erstellen". Tender Zen legt die Referenz sofort an und öffnet den Editor, der Sie zuerst mit "Layout wählen" begrüßt. Sechs fertige Layouts stehen bereit, die sich in Umfang und Bildanteil unterscheiden: "Klassisch" (ausgewogenes Standardlayout), "Kompakt" (textstark, mit schmalen Bildleisten), "Galerie" (großes Titelbild und Bildraster), "Steckbrief" (Titelbild-Cover mit Eckdaten), "Datenblatt" (einseitig und faktenstark) und "Einseiter" (Titelbild und Eckdaten auf einer Seite).

Das Layout legt Struktur und Seitenaufteilung fest - Sie müssen nichts selbst definieren. Über die Schaltfläche "Layout: …" oben im Editor wechseln Sie später auf ein anderes, ohne den Inhalt neu zu erfassen. Würde dabei bereits erfasster Inhalt keinen Platz mehr finden, fragt Tender Zen vorher unter "Vorlage wechseln?" nach und zeigt an, wie viele Bilder, Textabschnitte und Eckdaten-Blöcke dabei verloren gehen - wählen Sie das Layout also am besten, bevor Sie befüllen lassen.

Vom KI-Agenten befüllen lassen

Rechts im Editor ist die Seitenleiste des KI-Agenten bereits geöffnet; haben Sie sie geschlossen, holen Sie sie über "KI-Agent" zurück. Solange der Chat noch leer ist, liegen über dem Eingabefeld vier Kurzbefehle. Ein Klick darauf trägt den passenden Text in das Feld ein, abschicken müssen Sie ihn selbst. Mit "Aus Dokumenten befüllen" liest der Agent die Projektunterlagen und trägt Projekttitel, Kurzbeschreibung, Leistungsumfang und die übrigen Felder ein - abgestimmt auf den Platz, den das gewählte Layout bietet.

Die drei anderen helfen beim Feinschliff: "Pflichtangaben prüfen" kontrolliert die Referenz auf die Angaben, die Vergabestellen üblicherweise verlangen, "Auf Ausschreibung zuschneiden" richtet sie auf eine konkrete gespeicherte Ausschreibung aus und "Stil übernehmen" schreibt sie im Stil einer anderen Referenz um. Sobald der Chat läuft, verschwinden die Kurzbefehle - formulieren Sie Ihre Wünsche dann einfach frei, oder beginnen Sie über "Neuer Chat" von vorn.

Jedes Feld bleibt dabei von Hand bearbeitbar. Warnt der Editor, dass ein Text zu lang für seinen Bereich ist, kürzen Sie ihn entweder selbst oder lassen ihn vom Agenten straffen. Passt der Inhalt nicht mehr auf die Seiten des Layouts, verweigert Tender Zen den PDF-Export mit dem Hinweis, der Inhalt sei zu lang - erst nach dem Kürzen entsteht eine Datei.

Eine hochgeladene Referenz übernehmen

Fertige Referenzdokumente (PDF, DOCX, TXT und weitere) laden Sie unter "Referenzen" über "Daten importieren" und "Referenzen für Analyse importieren" hoch. Haben Sie noch gar kein Referenzprojekt, klicken Sie stattdessen auf der Startansicht auf "Bestehende Referenzen importieren" - es öffnet sich derselbe Dialog. Dabei wählen Sie einen ganzen Ordner aus: Jeder Unterordner wird zu einem Referenzprojekt, die Dateien darin zu dessen Referenzen. Legen Sie Ihre Dateien also vorher in Unterordner - was direkt im gewählten Ordner liegt, wird jeweils zu einem eigenen Projekt.

Für die Ausschreibungsanalyse ist danach nur die erste Datei jedes Unterordners freigegeben. Öffnen Sie das jeweilige Projekt unter "Referenzen" - in der Liste der hochgeladenen Referenzen geben Sie die übrigen über den Schalter "In Analyse verwenden" frei.

Ein gestaltetes Referenzblatt sind diese Dateien damit noch nicht. Öffnen Sie eine hochgeladene Referenz, finden Sie dort die Schaltfläche "In aufbereitete Referenz umwandeln". Tender Zen legt daraufhin im selben Projekt ein neues, leeres Referenzblatt mit dem Zusatz "(aufbereitet)" an und der KI-Agent überträgt den Inhalt der Datei von selbst hinein - Sie müssen nichts abtippen. Die hochgeladene Datei bleibt dabei unverändert erhalten.

Fertigstellen und exportieren

Ist die Referenz fertig, klicken Sie oben im Editor auf "PDF exportieren". Damit haben Sie ein einheitlich gestaltetes Referenzblatt für Ihre Angebotsunterlagen.

Die Referenz bleibt im Projekt gespeichert. Damit die KI sie künftig auch bei der Analyse neuer Ausschreibungen vorschlägt, muss im Projekt der Schalter "In Analyse verwenden" gesetzt sein. Eine über "Neue Referenz erstellen" angelegte Referenz wird automatisch freigegeben, solange dort noch keine andere für die Analyse aktiv ist. Aufbereitete und duplizierte Referenzen schalten Sie immer selbst frei.

Nächste Schritte

• Referenzen verwalten - Projekte anlegen, Referenzen bearbeiten und exportieren
• Den Workspace nutzen - KI-Assistent für die Angebotsvorbereitung