Wie erhalte ich neue Ausschreibungen per E-Mail?

Statt regelmäßig selbst zu recherchieren, können Sie Tender Zen die Suche abnehmen lassen. Die Suchbenachrichtigung führt Ihre aktiven Suchprofile automatisch aus und schickt die besten neuen Treffer per E-Mail an Ihr Team. So sehen Sie neue Ausschreibungen, ohne die Anwendung zu öffnen.

Empfänger festlegen

Öffnen Sie "Team" in der Hauptnavigation. Im Bereich "Suchbenachrichtigung" sehen Sie alle Mitglieder Ihrer Organisation mit einem Schalter in der Spalte "Aktiviert". Sobald Sie den Schalter für mindestens eine Person einschalten, ist die Suchbenachrichtigung für Ihre Organisation aktiv - einen zusätzlichen Hauptschalter gibt es nicht. Schalten Sie den letzten Empfänger wieder ab, ist die Funktion damit auch deaktiviert.

Als Admin oder Owner können Sie den Schalter für alle Mitglieder setzen und mit "Alle aktivieren" beziehungsweise "Alle deaktivieren" das ganze Team auf einmal ein- oder ausschalten. Mitglieder ohne Admin-Rolle ändern nur ihren eigenen Schalter.

Häufigkeit und Umfang wählen

Unter "Häufigkeit" wählen Sie zwischen "Täglich" (Versand um 9:30 Uhr, Montag bis Freitag) und "Wöchentlich" (Versand montags um 9:30 Uhr). Am Wochenende verschickt Tender Zen keine Benachrichtigungen.

Mit "Max. Ergebnisse" legen Sie fest, wie viele Ausschreibungen eine E-Mail höchstens enthält. Zur Auswahl stehen 1, 5, 10, 20 oder 30, voreingestellt sind 5. Versendet werden nur die best-passenden Treffer - es können also weniger sein als das eingestellte Maximum. Beide Einstellungen gelten für die gesamte Organisation und lassen sich nur als Admin oder Owner ändern.

Voraussetzung: mindestens ein aktives Suchprofil

Durchsucht werden genau die Suchprofile, bei denen auf der Seite "Suche" unter "Suchprofile bearbeiten" der Schalter "Aktiv für Suche" gesetzt ist. Ohne aktives Profil wird keine E-Mail verschickt; die Team-Einstellungen weisen Sie in diesem Fall mit einem Hinweis darauf hin. Berücksichtigt werden bis zu zehn aktive Profile - haben Sie mehr aktiviert, werden die zehn zuletzt verwendeten herangezogen.

Was in der E-Mail steht

Die E-Mail nennt zuerst die verwendeten Suchprofile und listet darunter jede gefundene Ausschreibung als eigene Karte: Titel, Vergabestelle, Frist, den AI Match Score von 1 bis 5 und die kurze KI-Begründung, warum die Ausschreibung zu Ihrem Profil passt. Über "Mit Tender Zen analysieren" springen Sie direkt in die jeweilige Ausschreibung.

Versendet werden nur Treffer ab einem AI Match Score von 3. Ausschreibungen, die Sie bereits gespeichert oder abgelehnt haben, sowie alle Treffer aus früheren Benachrichtigungen lässt Tender Zen aus - Sie erhalten also keine Wiederholungen. Gibt es in einem Durchlauf nichts Neues, bekommen Sie stattdessen eine kurze Info-Mail.

Die Treffer in der Anwendung wiederfinden

Alle per E-Mail verschickten Ausschreibungen sammeln sich zusätzlich in der Anwendung. Öffnen Sie die Seite "Suche" und wechseln Sie auf den Reiter "E-Mail Agent". Dort finden Sie alle zugesandten Treffer, die Sie noch nicht bearbeitet haben, wahlweise sortiert nach KI-Bewertung oder Sendedatum.

Sie können die Ausschreibungen wie gewohnt einzeln speichern oder ablehnen oder mit "Alle analysieren" beziehungsweise "Alle ausblenden" in einem Schritt abarbeiten. Der Reiter erscheint, sobald die Suchbenachrichtigung aktiv ist oder noch unbearbeitete Treffer aus früheren Mails vorliegen.

Nächste Schritte

• Suchprofile erstellen und verwalten - Profile aktivieren, die für die Benachrichtigung durchsucht werden
• Suchergebnisse verstehen - was der AI Match Score bedeutet
• Team-Zusammenarbeit - Mitglieder und Rollen verwalten