Wie erhalte ich neue Ausschreibungen per E-Mail?
Statt regelmäßig selbst zu recherchieren, können Sie Tender Zen die Suche abnehmen lassen. Die Suchbenachrichtigung führt Ihre aktiven Suchprofile automatisch aus und schickt die besten neuen Treffer per E-Mail an Ihr Team. So sehen Sie neue Ausschreibungen, ohne die Anwendung zu öffnen.
Voraussetzung: mindestens ein aktives Suchprofil
Durchsucht werden genau die Suchprofile, bei denen auf der Seite "Suche" unter "Sucheinstellungen" der Schalter "Aktiv für Suche" gesetzt ist. Solange kein Profil aktiv ist, lässt sich die Suchbenachrichtigung gar nicht erst einschalten: Die Empfänger-Schalter bleiben gesperrt, und ein Hinweis auf der Karte sagt Ihnen, was fehlt. Gleichzeitig aktiv sein dürfen höchstens zehn Profile.
Schalten Sie später Ihr letztes aktives Profil ab, bleiben die Empfänger zwar bestehen, es wird aber keine E-Mail mehr verschickt. Die zugeklappte Karte weist Sie mit einem Warnhinweis darauf hin.
Empfänger festlegen
Öffnen Sie die Seite "Suche", klicken Sie auf "Sucheinstellungen" und dort auf die Karte "Suchbenachrichtigung". Zugeklappt fasst sie in einer Zeile zusammen, ob die Benachrichtigung aktiv ist; aufgeklappt sehen Sie alle Mitglieder Ihrer Organisation mit einem Schalter in der Spalte "Aktiviert". Sobald Sie den Schalter für mindestens eine Person einschalten, ist die Suchbenachrichtigung für Ihre Organisation aktiv - einen zusätzlichen Hauptschalter gibt es nicht. Schalten Sie den letzten Empfänger wieder ab, ist die Funktion damit auch deaktiviert.
Als Admin oder Owner können Sie den Schalter für alle Mitglieder setzen und mit "Alle aktivieren" beziehungsweise "Alle deaktivieren" das ganze Team auf einmal ein- oder ausschalten. Mitglieder ohne Admin-Rolle ändern nur ihren eigenen Schalter.
Häufigkeit und Umfang wählen
Unter "Häufigkeit" wählen Sie zwischen "Täglich" (Versand um 9:30 Uhr, Montag bis Freitag) und "Wöchentlich" (Versand montags um 9:30 Uhr). Am Wochenende verschickt Tender Zen keine Benachrichtigungen.
Mit "Max. Ergebnisse" legen Sie fest, wie viele Ausschreibungen eine E-Mail höchstens enthält. Zur Auswahl stehen 1, 5, 10, 20 oder 30, voreingestellt sind 5. Versendet werden nur die best-passenden Treffer - es können also weniger sein als das eingestellte Maximum. Beide Einstellungen gelten für die gesamte Organisation, lassen sich nur als Admin oder Owner ändern und werden erst auswählbar, sobald mindestens ein Empfänger aktiviert ist.
Qualifikations-Score zusätzlich anzeigen
Unter den beiden Feldern sitzt der Schalter "Qualifikations-Score". Eingeschaltet zeigt die E-Mail zu jeder Ausschreibung zusätzlich an, wie gut sie zu Ihrem Unternehmen passt - dieselbe Bewertung, die Sie aus der Analyse in Tender Zen kennen. An der Reihenfolge der E-Mail ändert sich dadurch nichts. Kommt für eine Ausschreibung keine Bewertung zustande, sammelt die E-Mail sie am Ende unter "Ohne Qualifikations-Score".
Einschalten können den Score Admins und Owner, und nur wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind: mindestens eine Referenz, die für die Analyse verwendet wird, mindestens ein für die Benachrichtigung aktives Suchprofil und mindestens 200 Zeichen unter "Firmenbeschreibung & Präferenzen". Was davon noch fehlt, listet die Karte auf und verlinkt direkt auf die jeweilige Stelle. Die Bewertung kostet zusätzliche Credits je bewerteter Ausschreibung; wie viele das bei Ihrer eingestellten Höchstzahl an Ergebnissen sind, zeigt das Info-Symbol neben dem Schalter. Ausschalten lässt sich der Score jederzeit.
Was in der E-Mail steht
Die E-Mail nennt zuerst die verwendeten Suchprofile und listet darunter jede gefundene Ausschreibung als eigene Karte: Titel, Vergabestelle, Frist, die Such-Relevanz von 1 bis 5 und die kurze KI-Begründung, warum die Ausschreibung zu Ihrem Profil passt. Über "Mit Tender Zen analysieren" springen Sie direkt in die jeweilige Ausschreibung.
Versendet werden nur Treffer ab einer Such-Relevanz von 4. Ausschreibungen, die Sie bereits gespeichert oder abgelehnt haben, sowie alle Treffer aus früheren Benachrichtigungen lässt Tender Zen aus - Sie erhalten also keine Wiederholungen. Gibt es in einem Durchlauf nichts Neues, bekommen Sie stattdessen eine kurze Info-Mail.
Die Treffer in der Anwendung wiederfinden
Alle per E-Mail verschickten Ausschreibungen sammeln sich zusätzlich in der Anwendung. Öffnen Sie die Seite "Suche" und wechseln Sie auf den Reiter "E-Mail Agent". Dort finden Sie alle zugesandten Treffer, die Sie noch nicht bearbeitet haben, wahlweise sortiert nach KI-Bewertung oder Sendedatum.
Sie können die Ausschreibungen wie gewohnt einzeln speichern oder ablehnen, oder alle auf einmal mit "Alle ausblenden" wegräumen. Der Reiter ist immer vorhanden; ist die Suchbenachrichtigung für Ihre Organisation noch nicht aktiv, erklärt er dort, wie Sie sie einrichten.
Nächste Schritte
- Suchprofile erstellen und verwalten - Profile aktivieren, die für die Benachrichtigung durchsucht werden
- Suchergebnisse verstehen - was die Such-Relevanz bedeutet
- Team-Zusammenarbeit - Mitglieder und Rollen verwalten